Microsoft 365 on varmasti käytetyimpiä sovelluksia Suomen yrityksissä kokoon katsomatta. Tuhannet yritykset hankkivat ohjelmiston saadakseen tekstinkäsittelyyn Word-ohjelmiston, taulukkolaskentaan Excel-ohjelmiston sekä sähköpostiksi Outlookin. Ne ketkä pitävät palaverejä tai koulutuksia hyödyntävät varmisti myös PowerPoint-ohjelmistoa esityksien laatimiseen.
Nämä ovat loistavia ohjelmia jo itsenäisinä ohjelminakin ja niiden sisälläkin on varmasti pieniä hienoja niksejä joista moni ei ole koskaan kuullutkaan. Suosittelenkin tutustumaan ostamaasi lisenssiin todenteolla sillä siinä on takuulla enemmän kuin mistä maksoit.
Nämä kaikkien rakastamat työjuhdat ovat kuitenkin vain raapaisu siitä mitä olet ostanut. Haluankin keskustella niistä muista ominaisuuksista joita tilaukseesi kuuluu mutta mistä kukaan ei puhu.
Yksi ehdottomasti tärkeimpiä työkalujani on Teams-sovellus. Toki koronan myötä sovellus on tullut kaikkien tietoisuuteen ja sovellus on kehittynyt valtavasti verkkopalaverien osalla. Sovellus ei kuitenkaan tämän vuoksi ole suosikkini ohjelmistopaketista, vaan sen vuoksi mitä Teamsillä voi tehdä.
Teams on nimensä mukaan parhaimmillaan, kun sitä hyödynnetään tiiminä. Yksinkään käytettynä nämä toiminnot eivät ole huonoja mutta yhteistyötä tehden tulee Teamsistä lähes korvaamaton. Yksi varmasti tärkeimpiä Teamsin ominaisuuksia rakentuu toiseen pakettiin kuuluvan ohjelman ympärille. Tiedostojenjako Onedrive-palvelua hyödyntäen.
Onedriven avulla kaikki tarvittavat tiedoston niitä tarvitsevien henkilöiden saatavilla ja vieläpä reaaliajassa jaettuna.
Onedrivessa olevaa tiedostoa voidaan työstää yhdessä samaan aikaisesti. Huikeaa mahdollisuus yhteistyölle kun verkon yli voidaan samaan aikaan työstää mitä tahansa Office-tiedostoa ja nähdä muutokset heti. Toki etätyöntekijöiden määrän kasvaessa jo pelkkä tiedostojen jako on iso asia. On tärkeää että kaikilla on sama ja viimeisin versio tiedosta saatavilla. Teamsin vahvuus korostuu myös mobiliililaitteilla sillä samat tiedot ja palvelut on käytettävissä myös reissussa matkapuhelimellasi tai tabletillasi.
Uusimmassa päivityksessä saimme Windowsista tehtävä-listan teamsiin. Kevyt versio tehtävien hallinnasta tiimille. Oikein käytettynä tämä riittää varmasti monen tiimin tarpeisiin isommissakin organisaatioissa. Task & Plannerin avulla voit merkata tehtäviä ”to do”-listalle itsellesi tai tiimillesi. Voit määrittää kenelle tehtävä kuuluu ja seurata prosessin vaiheita suoraan teamsin välityksellä. Tiiminjohtajille ja tiimityölle varmasti potentiaalinen työkalu.
Tiimissä voidaan toki jakaa tehtäviä ja seurata työtehtäviä mutta tiesitkö että voit seura myös työaikoja ja suunnitella niitä? En usko että ominaisuus on monellekaan tuttu.
Teamsin vasemmasta laidasta löytyy kolme pientä palloa sivupalkista ja sieltä löydät teamsin parhaat toiminteet. Hakemalla sovellusta ”Vuorot” tai ”Shifts”. Kieliversiostasi riippuen löydät työvuorosuunnitteluun ja työajan seurantaan lisää työkaluja. Voit suunnitella työvuoroja tiimeittäin. Työvuoroja voidaan vaihtaa, vapaa toiveita esittää ja vuoroja voidaan jopa vaihtaa ohjelman sisällä. Tähän yhdistettynä vielä työntekijän sisäänleimaus ominaisuus tekevät teamsistä jo aivan eritasoisen ohjelman eikö? Sisäänleimauksessa voidaan hyödyntää vielä työpaikan GPS-koordinaatteja ettei työntekijä voi leimata sisään olematta työpaikan läheisyydessä.
Nyt kun olemme saaneet määriteltyä työvuorot ja jaettua tarvittavat tiedot kaikille hyödyntäen Teamsiä on aika ottaa asiakkaan ja yhteistyökumppanit mukaan kuvioon. Microsoft 365 tilaukseen sinulle todennäköisesti kuuluu myös Microsoft Bookings (tarkista lisenssisi). Bookings on hyvin yksinkertainen ajanvarausjärjestelmä. Kun toimenkuvaasi kuuluu tavata ihmisiä olivatpa ne sitten organisaatiosi ulkopuolelta tai sen sisältä mahdollistaa Bookings ajanvarauksen ehdoillasi.
Aika voidaan varata etäpalaveriin tai tapaamiseen. Sinä määrittelet kaiken. Voit jopa hinnoitella palvelusi. Näkisin tässä potentiaalia erilaisille ammateille kuten personal trainerit, kampaajat, hierojat, konsultit yms. Ajanvaraus ymmärtää jopa ryhmätunnit joten voisi siinä varata vaikka spinning tunninkin tarvittaessa.
Vielä yksi mainitsemisen arvoinen tuttavuus on kaikkien Microsoft 365 käyttäjien saatavilla ja se on OneNote. Yksikertainen muistikirja toteutettuna upeasti. Sanomattakin selvää että palvelu on integroitu Teamsin ja Onedriven kanssa.
Monissa eri projekteissa tai usean asiakkaan kanssa työskentelevälle on muistiinpanot tärkeitä. Muistiinpanot pitää olla helposti löydettävissä ja laadukkaat jotta niistä saadaan mahdollisimman paljon hyötyä. Väitän että OneNote voi korvata jopa kevyen CRM-järjestelmän tiettyyn pisteeseen asti. Voit nimetä muistikirjasi projektien tai asiakkaiden nimillä ja näiden alle luoda tarvittavan määrän muistioita nimettynä halutulla tavalla.
OneNote toimii myös puhelimella tai tabletilla niin voit tehdä muistiinpanosi missä ja milloin haluat. Voit lisätä kuvia kamerallasi, piirtää sormella tai tabletin kynällä sekä äänittää vaikka keskustelun talteen muistiinpanoon.
Otsikkoni oli että hyödynnätkö sinä Microsoft 365 tilaustasi? Tämän kaiken luettuasi onko sinulla tunne että voisit hyötyä enemmän jo ostamastasi ohjelmistosta? Toivottavasti artikkelini herätti sinussa palon oppia lisää siitä miten sinä tai organisaatiosi voisi työskennellä tehokkaammin. Jos haluat kuulla lisää varaa tapaaminen ja keskustellaan miten saisimme teidänkin yritykseen Microsoftin tuotteista tehoa.
